Public Speaking & Business Presentation
Jika Anda pernah diminta untuk menyampaikan ceramah dan waktu Anda hanya beberapa menit saja untuk mengumpulkan pikiran – pikiran Anda, jawablah kelima pertanyaan ini :
- WAKTU : Berapa banyak waktu yang diberikan kepada saya untuk berbicara?
- TOPIK UTAMA : Apa topik utama yang ingin saya sampaikan?
- CERITA / ILUSTRASI : Adakah cerita atau ilustrasi yang dapat saya kaitkan dengannya?
- PEMBUKAAN YANG KUAT : Adakah pernyataan atau pertanyaan yang kuat yang dapat saya gunakan Untuk membukanya?
- KESIMPULAN : Dapatkah saya menyimpulkan dengan kembali pada pembukaan dengan pernyataan, pertanyaan, manfaat atau daya tariknya?
FOKUS PADA TUJUAN PEMBICARAAN DAN PRESENTASI
Urutan pertama yang harus Anda lakukan adalah terfokus pada upaya untuk mengenali para hadirin sehingga Anda dapat memahami kebutuhan – kebutuhan mereka dan informasi yang ingin mereka cari. Bagaimana Anda melakukannya? Pertama, hubungi orang yang meminta Anda untuk berbicara. Ajukan pertanyaan sebanyak mungkin tentang kelompok yang menjadi target Anda. Informasi dan hasil-hasil apa yang mereka cari dalam presentasi Anda?
Kemudian carilah bahan – bahan pendukung tentang para hadirin. Beberapa sumber yang baik adalah surat berkala, brosur, laporan tahunan, surat kabar bisnis dan internet. Berikan waktu untuk menemui secara random dan dapatkan berbagai informasi yang sesuai dengan topik .Ini merupakan persiapan yang paling baik untuk membuat para hadirin dan Anda terlibat bahkan sebelum presentasi Anda di mulai.
Meskipun kami mendorong Anda untuk berbicara kapan saja memungkinkan, jika Anda diminta untuk berbicara tentang suatu topik yang tidak Anda ketahui dengan baik, kami menyarankan agar Anda menolak tawaran tersebut, sampai Anda mengetahui bahan program Anda secara menyeluruh.
CEK LIST PARA HADIRIN:
- Apa yang Anda ingin diketahui, dirasakan, dan dilakukan oleh para hadirin?
- Apakah pesan Anda sesuai dengan harapan para hadirin?Apakah dalam pesan Anda terkandung nilai atau manfaat tertentu?
- Apakah pesan Anda dapat diterapkan pada industri mereka? Hidup pribadi mereka?
- Seberapa besar pengetahuan para hadirin tentang topik yang sedang disajikan?
- Berapa banyak orang yang akan hadir dalam sesi Anda? Demografik apa yang dapat menggambarkan para hadirin? Apakah mereka mengejar pekerjaan-pekerjaan yang umum?
- Apakah mereka bekerja pada tingkat manajemen yang berbeda-beda?
- Tantangan-tantangan baru apa yang dihadapi oleh industri atau asosiasi mereka? (Contoh-contoh permintaan)
- Siapa nama-nama dan sumber-sumber yang dapat dihubungi untuk mendapatkan informasi lebih lanjut?
- Siapa contact person-nya?
- Bagaimana sikap para hadirin terhadap topik Anda? (tertarik, tidak tertarik, memusuhi, mengantisipasi) Apakah para hadirin diminta untuk menghadiri sesi Anda, atau apakah kehadiran itu sebagai pilihan?
- Adakah masalah-masalah atau topik-topik sensitif yang harus dihindari?
MENYUSUN MATERI SECARA SISTEMATIS
Ada tiga unsur utama yang digunakan untuk mengatur dan menyajikan ceramah Anda – PEMBUKAAN (juga disebut penarik perhatian), TUBUH (pokok-pokok bahasan), dan PENUTUP (rangkuman pokok-pokok bahasan).
Bagian Pembukaan – Tarik Perhatian Mereka
Bagian permulaan presentasi Anda merupakan tempat untuk menarik perhatian hadirin. Bagian ini ibarat makanan penyedap sebelum masuk ke makanan inti. Bagian pembukaan ceramah Anda berisi sambutan terhadap hadirin dan mengingatkan mereka bahwa pokok-pokok penting akan segera datang. Bagian pembukaan penting sekali karena pada bagian permulaan ceramah Anda inilah para hadirin memutuskan apakah mereka ingin mendengarkan atau membiarkan perhatian mereka terbawa arus entah ke mana.
Bagian permulaan adalah titik di mana Anda akan bisa membangkitkan perhatian para hadirin atau justru mematikannya. Menit pertama presentasi Anda akan meyakinkan para pendengar Anda bahwa menit-menit selanjutnya akan memiliki arti penting bagi waktu dan perhatian mereka. Oleh karena itu, Anda ingin segera membangun jembatan tersebut dengan para hadirin Anda.
Ketika Anda mulai bicara, menyampaikan terima kasih secara singkat kepada orang yang memperkenalkan Anda merupakan perilaku yang baik. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk menarik perhatian para hadirin. Anda dapat mengagetkan, menyentak, dan membangunkan mereka tepat pads saat permulaan. Berikut beberapa bagian permulaan yang sangat baik:
- Pertanyaan yang bersifat menyelidik
- Pernyataan yang kuat
- Acuan pads tanggal ini dalam sejarah
- Cerita pribadi
- Berita atau cerita apa pun yang hangat saat ini dan relevan dengan pesan Anda
- Catatan yang berhubungan dengan topik Anda.
Pembukaan harus mengarahkan para hadirin langsung pada inti pokok presentasi Anda dengan cara yang kreatif dan membangkitkan minat. Penghubung antara pernyataan pembukaan dengan bagian inti ceramah Anda dapat menjadi kesempatan untuk menunjukkan kepada para hadirin kemana Anda akan membawa mereka selanjutnya. Selama harapan mereka. Buatlah perjalanan (presentasi) tersebut sebagai sebuah petualangan.
Tubuh – Tujuan Utama : (isi) materi & presentasi Anda
Bagian ceramah ini harus mencakup sembilan puluh persen presentasi Anda. Menu Menuliskan tubuh ceramah Anda dapat dilakukan secara langsung. Pertama Anda perlu menyusun hal-hal penting yang ingin Anda kupas dalam presentasi Anda.
Setelah menentukan soal-soal penting yang ingin Anda, bahas, tambahkan cerita atau ilustrasi untuk underscore masing4 masing soal penting. Struktur tubuh (isi) ceramah Anda akan’ mengikuti rumusan ini. Jelaskan, kemudian berilah contoh, ceritakan sebuah cerita atau tunjukkan ilustrasi.
Anda tidak dapat hanya melemparkan soal-soal penting, satu per satu, kepada para hadirin. Masing-masing soal penting harus memiliki transisi untuk membantu hadirin menjembatani dari satu soal penting ke soal penting selanjutnya. Jika tidak, soil-soal penting Anda tidak akan ada kaitannya dan para hadirin akan bingung.
Inilah contoh transisi : “kita telah membahas (soal 1) dan pembahasan itu mengantarkan kits pada ” atau “sekarang kita akan mengikuti soal itu dengan (soal 2).” Transisi sangat penting, bagi kelancaran presentasi.Transisi membantu para hadirin untuk mengikuti jalannya program Anda. Transisi bahkan membantu lebih banyak jika soal-soal penting Anda disajikan dalam urutan yang logis. Misalnya, soal-soal penting Anda bisa disajikan secara kronologis, sebagai berikut: “Enam puluh lima tahun yang lalu….” (masa lalu), diikuti dengan, “Sekarang kita terlibat dalam perang yang sengit…” (masa sekarang), diakhiri dengan, “…bahwa bangsa ini, di bawah lindungan Tuhan, akan melahirkan kebebasan baru (masa yang akan datang).
Anda dapat menyusun soal-soal penting Anda dengan menekankan hubungan geografisnya, atau urutan logisnya, sebagai daftar persoalan dengan solusinya, atau bahkan tantangan-tantangan dan tindakan-tindakan yang harus diambil. Urutan apa pun bisa diterima, sepanjang membantu para hadirin untuk mengikuti jalannya program Anda. Anda harus menjawab keempat pertanyaan ini. Inilah yang dipikirkan oleh para hadirin :
- Apa hal penting yang akan Anda bicarakan?
- Mengapa?
- Siapa yang peduli?
- Sekarang bagaimana?
Humor bisa menina-bobokkan para hadirin dan membantu membangun hubungan langsung dengan mereka. Humor memungkinkan para hadirin merasa seperti mereka berada di sana untuk menikmati diri sendiri. Ketika para hadirin menikmati pidato, mereka lebih mudah untuk mengingatnya, belajar darinya, dan termotivasi olehnya. Humor dapat digunakan secara efektif, meskipun topik Anda serius atau bersifat teknis. Humor dapat membuat para hadirin santai ketika ketegangan terbangun atau ketika pembicaraan yang bersifat teknis terasa berat atau menjemukan. Ingat bahwa humor harus selalu berhubungan dengan isi ceramah Anda.
Cerita-cerita yang bersifat mencela diri sendiri tentang kesalahan-kesalahan yang telah saya buat seringkali disambut gelak tawa para hadirin. Humor yang sedikit mencela diri sendiri memungkinkan para hadirin melihat Anda sebagai salah satu dari mereka bukannya sebagai seseorang yang sempurna yang tidak mungkin dapat berhubungan dengan mereka atau persoalan-persoalan yang mereka hadapi.
Humor Anda hares otentik. Saya menganjurkan agar Anda menyimpan jurnal cerita-cerita Anda sendiri dan kejadian-kejadian lucu yang dapat Anda jadikan rujukan di masa yang akan datang. Personalisasikan cerita-cerita tersebut dan adaptasikan dengan peristiwa tersebut.
Cerita merupakan cara sangat baik untuk menyampaikan humor kepada para hadirin. Cerita harus memiliki irama dan harus mengalir. Cerita harus singkat dan tidak terlalu berat. Cerita membangun ketegangan, dan kemudian melepaskan ketegangan. Tetapi ingat, cerita Anda, seperti semua perkataan humor Anda, harus memiliki relevansi dan berhubungan erat dengan pesan Anda. Cerita-cerita yang benar dapat mendorong para hadirin untuk bertindak. Anda dapat menyentuh hati mereka. Cerita-cerita yang terbaik adalah cerita Anda sendiri dan itu memberikan kesempatan kepada para hadirin untuk mengenal siapa Anda.
Apa pun bentuknya, humor harus memiliki bagian pokok yang jelas. Dan pastikan memberikan kesempatan untuk tertawa. Cerita, gambar kata, dan penyingkapan diri semuanya dapat mengantarkan berbagai hal penting. Semuanya dapat membuat para hadirin merasa mesra dengan Anda dan memberikan kesempatan kepada mereka untuk berhubungan dengan Anda sebagai manusia yang lain.
Satu hal penting yang terakhir – setiap humor yang diberikan dari podium harus sesuai dan bagaimanapun juga tidal boleh bersifat menyerang para hadirin dan bersih dari unsur SARAP : Suku-Agama-Ras-Antar Golongan-Politik-Pornografi. Jika lelucon Anda terlalu panjang, para hadirin akan kehilangan minat. Akhirnya, lelucon harus merupakan cerita lucu yang belumpernah mereka dengar sebelumnya.
Anda harus benar-benar waspada jika Anda memilih untuk membidik seseorang di antara para hadirin dengan humor. Saya telah melihat saat – saat ketika humor digunakan seperti ini, dan itu penuh dengan kelucuan. Tetapi saya juga pernah melihat humor menimbulkan dampak yang berbahaya, menyebabkan kemarahan dan penghinaan. Satu perkataan yang sambrono dapat membuat seluruh hadirin berubah memusuhi Anda.
Pastikan untuk mengulas materi Anda ! Begitu Anda telah menulis tubuh (bagian inti) pidato Anda, periksa apa yang telah Anda buat. Apakah gagasan-gagasan Anda mengalir dengan mudah dari satu hal penting ke hal penting lainnya? Apakah cerita – cerita dan ilustrasi-ilustrasi tersebut memiliki hubungan yang tepat dengan hal-hal penting tersebut? Begitu Anda telah menuliskan bagian intinya, tibalah saatnya untuk mulai menulis bagian penutup. Bukan bagian pembuka, karena akan ditulis setelah bagian penutup.
Bagian Penutup – Bagian Akhir – Bagian Kesimpulan
Pernahkah Anda mendengar seorang pembicara mengakhiri ceramah…dan para hadirin tidak tahu bahwa ceramahnya telah berakhir? Pembicara hanya berdiri di sans, mengantisipasi applause, dan akhirnya para hadirin tepuk tangan. Itulah cara yang baik untuk kehilangan power atau bagian inti yang mungkin telah dialami oleh ceramah.
Bagian penutup Anda merupakan hal terakhir yang akan didengar oleh para hadirin dan sangat mungkin merupakan hal yang paling mudah untuk mereka ingat. Jangan menyia-nyiakan kesempatan yang sangat penting semacam ini untuk membuat kesan baik yang berlangsung lama pada para hadirin.
Tutuplah pidato Anda dengan kesimpulan yang meyakinkan. Ikat semua hal penting Anda bersama, rangkumlah apa yang telah Anda ucapkan, buatlah daya tarik, panggilan untuk bertindak, atau tantangan. Ingat bahwa Anda harus bersikap menghibur dan positif. Buat perkataan penutup terdengar seperti kalimat penutup yang pasti.
Jika Anda mengakhiri pembicaraan atau presentasi Anda dengan kesimpulan atau solusi, pastikan bahwa Anda telah membatasi masalah atau persoalan tersebut dengan tepat. Jika Anda mengakhiri ceramah Anda dengan panggilan untuk bertindak, para hadirin harus yakin bahwa ada suatu kebutuhan atau alasan untuk merespons.
Dan ingat – jangan sekali-kali, jangan pernah memasukkan gagasan baru ke dalam bagian penutup. Struktur kesimpulan penutup yang baik adalah seperti anak tangga lingkar – ia membawa Anda kembali ke bagian permulaan, tetapi pada tingkat yang lebih tinggi.
Gunakan kesimpulan Anda agar para hadirin mengajukan pesanan, rangkumlah point-point utama Anda, dan tinggalkan para hadirin terpesona. Jika Anda menyediakan segmen tanya – jawab setelah pembicaraan atau presentasi, persiapkan bagian penutup kedua sehingga para hadirin tahu bahwa “sesungguhnya acara benar-benar telah berakhir. Mengakhiri presentasi menurut jadwal yang ditentukan merupakan perilaku yang baik menurut hadirin, dihargai oleh ketua panitia, dan dianggap sebagai standar profesional.
… bersambung …
